AI 체험기 – GPT로 만든 업무 자동화 워크플로우, 진짜 시간을 줄여주는가?
업무의 많은 부분은 반복적이고 시간 소모적인 작업들로 채워져 있다. 이메일 정리, 회의록 요약, 일정 조율, 데이터 가공, 보고서 초안 작성 등은 창의적인 일이 아님에도 불구하고 많은 시간과 에너지를 요구한다. 최근 AI 기술이 발전하면서, 특히 GPT 기반의 생성형 AI를 활용한 업무 자동화가 실제 실무에 적용되기 시작했다. GPT는 단순한 문장 생성기를 넘어서, 이제는 업무의 흐름(Workflow)을 설계하고 자동화하는 수준까지 발전하고 있다.
이번 체험에서는 필자가 GPT를 활용해 실무에서 자주 사용하는 반복 업무를 자동화한 사례를 중심으로, 어떤 방식으로 자동화가 가능했는지, 실제 시간 절약 효과는 있었는지, 그리고 완성도는 어느 정도였는지를 구체적으로 리뷰해본다. 단순히 명령어 몇 개를 입력하는 수준이 아니라, 실제 업무 환경에서 '쓸모 있는 도구'로 기능할 수 있는지 확인하는 것이 이 실험의 핵심이다.
특히 업무량이 많은 1인 기업가, 프리랜서, 콘텐츠 마케터, 블로그 운영자라면 이번 GPT 기반 자동화 실험기가 실질적인 힌트가 될 수 있을 것이다.
실험 목표: 일주일간 반복되는 업무 중 자동화 가능한 항목 찾기
우선 필자는 실제로 한 주 동안 수행하는 반복 업무 목록을 정리해보았다. 다음은 그중 자동화가 가능한 항목들이었다:
- 매일 아침 뉴스 요약 메일 작성
- 회의록 정리 및 요약 메일 발송
- 블로그 콘텐츠 주제 추천
- 유튜브 영상 설명문 및 해시태그 생성
- 이메일 응답 초안 작성
- 콘텐츠 업로드용 제목 및 소제목 자동 생성
- 설문지 응답 분석 요약
이 항목들을 기준으로, 각각의 업무를 GPT를 통해 자동화해보는 워크플로우를 설계했다.
사용한 도구는 ChatGPT (Pro 플랜, GPT-4.5) 이며, 일부 워크플로우는 Custom GPT 또는 Zapier + GPT 연동으로 구성했다.
GPT 기반 자동화 워크플로우 구축 방식
1단계: 사용 빈도가 높은 업무 선정
업무 자동화의 첫 단계는 '자주 반복되는 일'을 파악하는 것이다. 필자는 매일 뉴스 모니터링을 통해 이메일을 보내고, 회의록을 정리하는 시간이 가장 소모적이었다. 따라서 이 두 업무를 우선 자동화 대상으로 선정했다.
2단계: 프롬프트 구조 설계
GPT의 성능은 입력하는 프롬프트에 따라 달라진다.
예를 들어 뉴스 요약의 경우, 아래와 같은 구조로 명령어를 고정화했다:
“다음은 오늘자 주요 뉴스 제목과 요약입니다. 항목별로 3문장 이내로 요약하고, 각 뉴스에 대한 개인적인 인사이트 1줄을 추가해줘. 문장은 자연스럽고 포멀한 톤으로 작성해줘.”
이렇게 명령어를 고정해두고, 매일 아침 뉴스 링크만 붙여넣으면 GPT가 자동으로 이메일 콘텐츠를 생성해주는 구조였다. 이메일 서비스(Gmail)는 Zapier와 연결해, 이 내용을 자동 발송까지 이어지도록 설정했다.
3단계: Custom GPT 설계
회의록 정리를 자동화하기 위해, Custom GPT를 하나 만들어 직접 설정했다.
설정 내용은 다음과 같다:
- 역할: 회의록 전문 분석 보조
- 성격: 요약 중심, 포멀한 비즈니스 톤
- 기능: 주요 논의 주제 분리, 결정사항 표시, 후속 액션 자동 정리
이 GPT는 Google Meet 녹취록을 복사해서 붙여넣기만 하면, 아래 구조로 자동 정리해줬다:
- 요약 (3문단)
- 논의된 이슈 정리 (항목별 분리)
- 결정된 사안
- 담당자 및 일정
- 추후 조치 사항
GPT 사용 실제 효과와 체감 시간 절약 정도
GPT를 통해 자동화한 후, 실제 업무 시간이 얼마나 절감되었는지를 정리하면 다음과 같다:
| 뉴스 요약 이메일 작성 | 약 40분 | 약 8분 | 80% 감소 |
| 회의록 정리 | 약 1시간 | 약 10~15분 | 75% 이상 |
| 유튜브 영상 설명 생성 | 약 25분 | 5분 이내 | 80% 이상 |
| 블로그 주제 추천 | 1시간 고민 | 10분 | 85% 이상 |
| 이메일 응답 초안 | 10분/건 | 2~3분/건 | 70% 이상 |
총합 기준으로 하루 평균 2~3시간 정도를 GPT 자동화 덕분에 절감할 수 있었고,
그 시간은 콘텐츠 기획, 시장 조사, 고객 대응 등 더 중요한 업무에 재투자할 수 있었다.
GPT 사용 장점: 사람이 아닌 ‘팀’처럼 일하는 AI
GPT는 단순히 답변을 생성하는 수준을 넘어, 이제는 ‘역할을 부여하면 그 역할대로 움직이는 가상 팀원’처럼 행동한다.
실제로 이메일 작성 도우미, 콘텐츠 에디터, 기획 회의 정리자, 뉴스 요약가 등 역할별 Custom GPT를 만들어 놓으면, 마치 소규모 팀이 일하는 듯한 업무 분담이 가능해진다.
GPT 사용의 아쉬운 점 및 주의사항
반복 입력의 한계가 있다.
GPT는 자동화를 위해서는 항상 입력 텍스트를 수동으로 제공해야 한다. 예를 들어 회의 녹취록이나 뉴스 링크는 여전히 사람이 직접 붙여넣어야 한다. 이를 해결하기 위해서는 Zapier, Make 등의 자동화 플랫폼과의 연동이 필요하다.
사내 보안/데이터 제한 이슈가 있다.
업무 자료 중에는 민감한 정보도 포함되기 때문에, GPT에게 그대로 입력하는 것이 부담스러울 수 있다. 사내 보안 정책이나 개인정보 규정을 반드시 확인하고 사용해야 하며, 필요 시 GPT Team Plan 또는 API 연동 방식으로 운영하는 것이 좋다.
완벽한 자동화는 아니다
GPT가 생성한 초안은 대부분 훌륭하지만, 사람이 마지막 검토를 거쳐야 완성도 있는 결과물이 된다. 맞춤법, 어조, 실제 맥락 등을 고려해 약간의 수정을 해야 활용도가 높아진다.
GPT를 활용한 추천 워크플로우: 누구나 따라할 수 있는 기본 자동화 3종 세트
- 뉴스 요약 메일
- 프롬프트 저장 + 뉴스 링크 붙여넣기
- GPT 결과 → 복사 → 메일 템플릿에 붙여넣기
- (선택) Zapier로 자동 발송 설정
- 회의록 정리 GPT 만들기
- Custom GPT로 설정
- 텍스트 복사 붙여넣기 → 자동 요약
- 구글 문서로 저장 + 팀 공유
- 유튜브 설명문/해시태그 자동 생성기
- 영상 제목 + 주요 키워드 입력
- GPT 프롬프트로 설명문 + 해시태그 자동 생성
- Shorts나 본편 업로드에 바로 활용
결론: GPT는 단순한 비서가 아니라 '가상 동료'다
이번 체험을 통해 GPT가 단순한 질문-응답 수준의 도구를 넘어, 실제 업무 자동화를 설계할 수 있는 강력한 생산성 도구임을 체감했다. 프롬프트 구조만 잘 설계해 두면, 매일 반복되는 작업은 거의 모두 자동화할 수 있고, 그 결과로 하루 2~3시간의 시간이 절약된다.
이 글을 읽는 당신도, GPT를 단순히 “똑똑한 채팅 도우미”로 생각하고 있다면 생각을 바꾸길 바란다.
GPT는 ‘내가 직접 고용한 AI 팀원’처럼 행동할 수 있고, 커스터마이징만 잘하면 놀라운 효율을 보여준다.
업무 자동화용 GPT 프롬프트 예시 (실제 사용 가능)
뉴스 요약 메일 생성 프롬프트
“다음 뉴스 제목과 요약문을 포맷에 맞게 정리해줘. 각 뉴스는 3문장 이내로 요약하고, 마지막에 한 줄 개인 인사이트를 추가해줘. 톤은 포멀하고 간결하게 작성해줘.”
회의록 요약 프롬프트
“아래 회의록을 바탕으로 핵심 논의사항, 결정사항, 후속 조치사항을 정리해줘. 항목별로 분리해서 포맷팅하고, 요약은 비즈니스 문서처럼 작성해줘.
유튜브 설명문 생성 프롬프트
“다음 주제의 유튜브 영상 설명문을 만들어줘. 길이는 400자 내외로, 키워드를 자연스럽게 포함하고 SEO 친화적으로 작성해줘. 영상 해시태그도 10개 추천해줘.”